1. Kolik projektových žádostí může jedna organizace podat?
Při zvažování podání žádostí o grant je nutno řídit se pravidly konkrétní výzvy, která specifikuje povolený počet žádostí jedné organizace.

2. Existuje nějaké omezení pro partnerské organizace z hlediska jejich právní subjektivity?
Partnery mohou v projektu jak veřejné, tak soukromé organizace z ČR, donorských států nebo dalších zemí, které jsou příjemci Fondů EHP. Partnery mohou být rovněž mezinárodní organizace. Omezení z hlediska právní subjektivity zpravidla není pro partnerské organizace stanoveno. Vždy je ovšem lepší si tuto informaci ověřit ve znění konkrétní výzvy.

3. Je nutné mít v projektu zahraničního partnera? (partnera z donorského státu)
V projektu neexistuje povinnost mít zahraničního partnera, nicméně projekty v partnerství budou zvýhodněny při hodnotícím procesu.

4. Je možné mít v projektu partnerství s finančním plněním?
Ano, partnerství s finančním plněním je v projektech umožněno. V partnerské smlouvě by měla být specifikována role partnera (případně partnerů), podrobný rozpočet (partnera) a způsob, jakým bude docházet k proplácení výdajů partnera.

5. V případě MGS3 – musí zastřešující organizace vzniknout až v průběhu projektu, nebo je možné ji založit již před podáním projektové žádosti?
Organizaci je možné založit již před podáním projektové žádosti, nicméně její zápis do příslušného rejstříku a tím pádem i oficiální vznik organizace musí proběhnout až v rámci projektu, neboť se jedná o jeden z jeho výstupů.

6. Jsou k dispozici nějaké doporučené sazby mezd a platů? U některých členů odborného týmu nebo u zahraničních partnerů se pohybují hodinové sazby poměrně vysoko.
Pro Fondy EHP 2014-2021 neexistují doporučené sazby mezd a platů. Stanovení výše mezd a platů by se mělo řídit podle odměn v místě a čase pro danou pozici obvyklých. Pokud se u některých pozic jedná o vyšší hodinové sazby, je to v žádosti potřeba řádně zdůvodnit.

7. Je možné hradit z projektu mzdy z překážky na straně zaměstnavatele?
Ano, hradit z projektu mzdy z překážky na straně zaměstnavatele lze.

8. Cestovné – jak správně nastavit v rozpočtu projektu?
V případě zahraničních cest v rámci projektu a zahrnutí s nimi spojených nákladů do rozpočtu projektu žadatel vždy kalkuluje výdaje za ubytování, stravné, místní dopravu a pojištění prostřednictvím paušální částky. Žadatel vybere ze seznamu položek v kapitole Cestovné položku per diems (zahrnující výdaje na ubytování, místní dopravu, stravu a cestovní pojištění). Sazba per diems je stanovena dle paušálních sazeb EU, jak je uvedeno v Příloze 1 Rozhodnutí Komise ze dne 18. 11. 2008 a následných aktualizacích: https://www.eeagrants.cz/assets/cs/media/EHP-Norske-fondy_Per-diems.pdf a stanovuje se dle počtu nocí.

Žadatel může v žádosti stanovit nižší paušál v případě, kdy z důvodu plánovaného rozsahu a cíle projektu není hospodárné a efektivní využít standardní paušál (např. zahraniční cesty s vyšším počtem účastníků, dlouhodobější pobyty apod.) Taková žadatelem stanovená sazba platí po celou dobu realizace projektu a nesmí být v případě vyšších skutečných výdajů navyšována z úspor v jiných položkách.

Položka per-diems se využívá pouze pro zahraniční cesty, a to jak cesty českých účastníků do zahraničí, tak cesty zahraničních partnerů projektu / zahraničních subjektů do ČR.

Více informací naleznete v Pokynu pro žadatele, část 4.12.2 Cestovní výdaje.

9. Režijní výdaje – ¬z čeho se počítají a jak je zadat do rozpočtu?
Nepřímé (režijní) výdaje jsou veškeré způsobilé výdaje, u kterých příjemce prostředků nemůže určit, že jsou přímo přiřaditelné k projektu, ale lze je v jeho účetním systému identifikovat a odůvodnit jako výdaje vzniklé v přímé spojitosti s realizací projektu. Pokud jednotlivý výdaj nebo jeho část lze přímo přiřadit k projektu, může být zařazen do rozpočtu mezi přímé výdaje.

Např. pokud je vedení účetnictví průřezová aktivita, u které nelze určit přímou přiřaditelnost k projektu, pak může být zahnuto v rámci režijních výdajů. Pokud je účetní zaměstnanec nebo externí subjekt, který vykonává specifickou činnost pro projekt (jasně definovanou ve smlouvě, včetně jasně dané části pracovního úvazku, pokud není 100 %), pak je veden v kapitole Management jako přímý výdaj.

Žadatelé o grant v rámci výzev Malého grantového schématu musí zvolit metodu výpočtu režijních výdajů „Paušální sazba ve výši až 15 % přímých způsobilých výdajů na zaměstnance“. Paušální sazba ve výši až 15 % přímých způsobilých výdajů na zaměstnance se počítá z 15 % všech projektových mzdových nákladů, a to jak v kapitole Management, tak v kapitole Služby. Ze všech mzdových nákladů na zaměstnance (pracovní smlouva, dodatek k pracovní smlouvě, DPP, DPČ) v kapitole Management vypočtete až 15 % a tuto částku vložíte do položky „režijní výdaje managementu“, která nebude vyšší než zmíněných 15 % (zaokrouhleně na celá čísla dolu). Následně (pokud je to relevantní) v kapitole Služby vytvoříte obdobně položku „režijní výdaje Služeb“.

10. Jaký je podíl financování projektu z vlastních zdrojů?
Projekty Malého grantového schématu budou hrazeny z grantu až do výše 100 %. Není vyžadováno žádné vlastní financování.

11. Jaké budou podmínky pro předfinancování?
Výdaje budou konečným příjemcům proplaceny formou dvou zálohových plateb a závěrečné platby. Žádost o první zálohovou platbu, která je součástí žádosti o grant, může dosahovat výše až 30 % požadovaného grantu. Druhá zálohová platba, o kterou bude konečný příjemce žádat v průběhu realizace projektu a za splnění určitých podmínek, může dosahovat výše až 60 % celkové výše dotace. Zbývající výše dotace ze skutečných způsobilých výdajů bude vyplacena ex-post po ukončení projektu.

12. Bude možné do projektu zahrnout i náklady, které vznikly před zahájením projektu?
Toto možné nebude, způsobilost nákladů, které je možné nárokovat z projektu, začíná až po schválení projektu. Přesné datum počátku způsobilosti výdajů bude stanoveno v Dopisu o schválení grantu.

13. Jak nahrát přílohy do IS CEDR?
V tomto video návodu shrnujeme postup jak vyplnit žádost v IS CEDR (na příkladu kulturního projektu) a jakým způsobem přistoupit k jednotlivým přílohám. V popisu videa (klikněte na „zobrazit více“) jsou uvedeny časové stopy videa pro zhlédnutí vyplnění konkrétní záložky v IS CEDR, příloh a podání žádosti.
Postup s přílohami závisí na jejich charakteru.

Dokumenty, které máte připraveny k nahrání (např. doklad o právní subjektivitě / plná moc), nahrajte v části „Přílohy“ v IS CEDR přes tlačítko „Nový“, kde zvolíte odpovídající typ dokumentu a soubor vyberete z PC a nahrajete.

Dokumenty, které jsou založeny na šabloně (např. Identifikace vlastnické struktury žadatele) nejprve vygenerujte v IS CEDR a dále s nimi pracujte dle potřeby. Jakmile budou připraveny, nahrajte je do IS CEDR a pokud je vyžadováno, podepište kvalifikovaným elektronickým podpisem v IS CEDR.

14. Naplňuje projekt znaky veřejné podpory?
Aby projekt nenaplnil znaky veřejné podpory, je nezbytné, aby alespoň jeden ze čtyř znaků, které jsou popsány v příloze žádosti „Vyjádření žadatele k veřejné podpoře“, nebyl naplněn. K danému znaku, který podle názoru žadatele není naplněn (nejčastěji znak č. 4 - Podpora ovlivní obchod mezi členskými státy), je nutné přidat dostatečné odůvodnění nenaplnění znaku (např.: projekt bude mít pouze lokální dopad, české klienty a nedojde k ovlivnění obchodu mezi členskými státy EU).

15. Jak dlouho trvá hodnoticí proces projektových žádostí? Jak máme v této souvislosti nastavit datum zahájení realizace projektu?
Hodnotící proces se skládá z následujících fází: 1) posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti, 2) hodnocení žádostí expertními hodnotiteli, 3) schválení žádostí Hodnotící komisí, 4) verifikace jednotlivých žádostí a verifikace hodnoticího procesu. Tento proces řádově trvá 4-5 měsíců. Datum pro zahájení realizace projektu proto doporučujeme stanovit na dobu za 5 měsíců od ukončení termínu pro předkládání žádostí do konkrétní výzvy.

16. Jak často budu muset reportovat o projektu?
Od schválení žádosti o grant a zahájení projektu je příjemce povinen předložit:

•  průběžné zprávy o projektu každé 4 měsíce (shrnující aktivity, výstupy a náklady realizované v daném období);
• závěrečnou zprávu o projektu po schválení poslední průběžné zprávy (shrnující aktivity, výstupy a náklady realizované v průběhu celého projektu).

17. Co je potřeba dokládat k výdajům realizovaným v rámci průběžných zpráv?
Kontrola způsobilosti výdajů bude provedena zejména na základě těchto dodaných dokumentů:

• soupis uhrazených dokladů (generován v IS CEDR);
• soupis osobních výdajů na zaměstnance (v případě, že jsou součástí výdajů také způsobilé osobní výdaje na zaměstnance);
• kopie účetních dokladů pro jednotlivé výdaje nad 10 000 Kč;
• kopie výpisů z bankovních účtů, které prokazují úhrady všech výdajů nad 10 000 Kč vykazovaných v daném období;
• dokumentace dokladující realizaci paušálních výdajů (např. program služební cesty včetně informace o poskytnuté stravě, prezenční listina, fotodokumentace nebo zápis ze služební cesty)

Další informace naleznete v Pokynu pro příjemce, část 6.2.1 Průběžné zprávy o projektu.

18. Jak uvádět referenci na projekt na účetních dokladech či v pracovních smlouvách?

Na každém účetním dokladu (faktury, pokladní doklad, účtenka) a originálech smlouvy/objednávky musí být uvedena informace jasně dokladující vztah k Fondům EHP/Norska 2014–2021 (např. uvedením informace v textu účetního dokladu, nebo označením tištěného dokumentu razítkem nebo textem „Financováno z Fondů EHP/Norska 2014–2021“, nebo uvedením označení účetního střediska či jiného jasně identifikovatelného kódu Fondů EHP/Norska na účetním dokladu apod.).
Další informace naleznete v Pokynu pro příjemce, kapitola 5.3 Způsobilost výdajů a jejich vykazování.

19. Je poslední průběžná zpráva současně závěrečnou zprávou o projektu?
Závěrečná zpráva je odlišným dokumentem a tedy poslední průběžná zpráva není zároveň zprávou závěrečnou. Závěrečná zpráva je dokument shrnující celkovou realizaci projektu a příjemce ji předkládá do jednoho měsíce od schválení poslední průběžné zprávy.

20. Lze v průběhu projektu uskutečňovat změny rozpočtu projektu? Jsou tyto změny nějak omezené?
Při změnách rozpočtu projektu je potřeba postupovat dle Pokynu pro příjemce, s ohledem na rozsah změny. Přesuny finančních prostředků mezi položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu ve výši do 10 000 Kč lze uskutečňovat bez předchozího schválení a poskytovatele dotace o nich informovat v rámci průběžných zpráv o projektu. V případě, že chcete realizovat přesuny prostředků mezi kapitolami rozpočtu, nebo přesun finančních prostředků mezi položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu ve výši 10 000 Kč a více, lze tak učinit teprve po formálním schválení poskytovatelem dotace.
Podrobné informace naleznete v Pokynu pro příjemce, kapitola 7 – Změny projektu.

21. Jak postupovat v případě, kdy na základě schválené změny dochází ke změně alokace rozpočtové položky, z které již byly čerpány náklady?
Při změně alokace rozpočtové položky na základě schválené žádosti o změnu může dojít k situaci, kdy dojde ke změně jednotkové ceny. V důsledku změny může být jednotková cena nižší, než původně rozpočtovaná částka, a tedy i nižší, než jednotková cena již uskutečněných výdajů z této položky. V takovém případě se doporučuje změnit u dané rozpočtové položky jednotku na „soubor“ a počet jednotek na „1“.

Máte další dotazy k realizaci a nastavení projektu?

Podívejte se do Pokynu pro příjemce, ve které najdete detailní informace k monitoringu, změnám a realizaci projektu, případně nám pošlete dotaz na některý z následujících kontaktů:

• Tomáš Hrůza, oddělení finančních mechanismů (Tomas.Hruza@mzcr.cz)
• Matouš Duraj, oddělení finančních mechanismů (Matous.Duraj@mzcr.cz)
• Lucia Hrivňáková, vedoucí oddělení finančních mechanismů (Lucia.Hrivnakova@mzcr.cz)