NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY ŽÁDOSTÍ O UVOLNĚNÍ PROSTŘEDKŮ Z FONDU PRO BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCI NA NÁRODNÍ ÚROVNI

Žadatelé o uvolnění prostředků by měli dbát zejména na následující opakující se nedostatky:

1. Originál (listinná verze) musí být totožný s kopií (elektronická verze na CD).
2. Žádost je musí být doručena na MF nejpozději 30 pracovních dní předem. Pokud to není možné, je nutné pozdější předložení náležitě zdůvodnit v Žádosti či její příloze.
3. Na titulní straně Žádosti je nutné označit typ iniciativy, o kterou se jedná, spolu s požadovaným rozpočtem na ni.
4. Je třeba doložit veškeré přílohy, které jsou relevantní k dané Žádosti – pozvánky na akce/jednání/workshopy aj., komunikace se zahraničním subjektem související s danou iniciativou, agenda/náplň jednání ve vazbě na zdůvodnění počtu dnů na pracovní cestě aj., kalkulace cen (např. tlumočení, catering aj.), předběžné objednávky, nabídka letenek, nabídka ubytování apod.
5. Cílem Fondu není financování projektů, nýbrž širších iniciativ s cílem připravit nebo posílit základnu pro existující či budoucí bilaterální spolupráci a je nutné zvážit, jak financování např. konkrétní studie k tomuto cíli přispívá, jaký má přínos pro ČR apod. v souladu s hodnotícími kritérii.
6. Cílem fondu není financování iniciativ sloužící k přípravě žádostí ve výzvách v rámci FM EHP/Norska ani jiných dotačních titulů. Iniciativa má mít vlastní cíle a výstupy, které jsou v žádosti popsány. Pro financování přípravy projektů a navazování bilaterálních vztahů za tímto účelem slouží Fondy pro bilaterální spolupráci na programové úrovni – informace naleznete u zprostředkovatelů jednotlivých programů.
7. Rozpočet musí být provázaný s aktivitami iniciativy, rozepsaný do jednotlivých položek (např. letenky a MHD zvlášť, ne „doprava“ apod.); Žadatel by měl rovněž zvážit nutnost a hospodárnost všech výdajů (např. nové webové stránky za funkčnosti webu stávajícího), dbát na způsobilé výdaje a limity pro Fond (příloha Pokynu pro žadatele a příjemce grantu) a pro přepočet limitů využít fixní kurz 26,50 CZK/EUR. Celková souhrnná částka za iniciativy musí být vyplněna i v závěru Žádosti. Všechny položky je třeba náležitě vysvětlit.
8. Doba realizace by měla odpovídat nastavení Fondu - Fond byl zřízen pro účely financování krátkodobých iniciativ.
9. U bilaterálních indikátorů v Žádosti o uvolnění prostředků by měl pro Iniciativu 1 (účast na vzdělávacích akcích) Žadatel uvádět počet účastníků akcí za instituci žadatele (resp. organizaci příjemce grantu), nikoli celkový počet účastníků