1. Kolik projektových žádostí může jedna organizace podat?

V Otevřené výzvě bude mít každá organizace možnost podat 2 žádosti, které ovšem nesmí být zaměřeny na realizaci obdobných odborných aktivit.

2. Cestovné – jak správně nastavit v rozpočtu projektu?

Kapitola rozpočtu ,,Cestovné‘‘ obsahuje pouze fixní položky, které lze vybrat vždy pouze jednou (např. letenka, jízdenka, pronájem auta, ubytování v ČR, ubytování v zahraničí apod.). Veškeré výdaje, které do této položky spadají, je nezbytné sloučit a jako jednotkovou cenu nastavit průměr jednotlivých hodnot. Pokud žadatel bude například uplatňovat cesty na Island a zároveň do Norska, veškeré per diems sečte, jednotkovou cenu nastaví jako průměr sazeb za 1 noc a v popisu položky vysvětlí rozpad částky.

V případě zahraničních cest v rámci projektu (jak cesty českých účastníků do zahraničí, tak cesty zahraničních subjektů do ČR) a zahrnutí s nimi spojených nákladů do rozpočtu projektu žadatel vždy zvolí způsob kalkulace výdajů za ubytování, stravné, místní dopravu a pojištění jako paušální částku, tzv. per diems.

Aktuální výše per diems je k dispozici ke stažení zde. Způsobilá částka per diems se vypočítá dle počtu nocí strávených v zahraničí. V případě bezplatného ubytování nebo stravování se sníží částka per diem o 40 % za ubytování (odpovídající částka za ubytování se snídaní a bez snídaně), 40 % na jídlo (20 % oběd, 20 % večeře). V případě, že konečný příjemce/partner nezůstane přes noc, per diem se automaticky sníží o 40 %.

Pokud jsou sazby per diems s ohledem na efektivitu výdajů (např. při vyšším počtu účastníků) příliš vysoké, je možné nastavit nižší sazbu, avšak ta musí být dodržena po celou dobu realizace projektu.

3. Režijní výdaje - z čeho se počítají a jak je zadat do rozpočtu?

Nepřímé (režijní) výdaje jsou veškeré způsobilé výdaje, u kterých příjemce prostředků nemůže určit, že jsou přímo přiřaditelné k projektu, ale lze je v jeho účetním systému identifikovat a odůvodnit jako výdaje vzniklé v přímé spojitosti s realizací projektu. Pokud jednotlivý výdaj nebo jeho část lze přímo přiřadit k projektu, může být zařazen do rozpočtu mezi přímé výdaje.

Např. pokud je vedení účetnictví průřezová aktivita, u které nelze určit přímou přiřaditelnost k projektu, pak může být zahnuto v rámci režijních výdajů. Pokud je účetní zaměstnanec nebo externí subjekt, který vykonává specifickou činnost pro projekt (jasně definovanou ve smlouvě, včetně jasně dané části pracovního úvazku, pokud není 100 %), pak je veden v kapitole Management jako přímý výdaj.

V případě zvolení metody výpočtu režijních výdajů ve formě paušální sazby ve výši až 15 % přímých způsobilých výdajů na zaměstnance se výše režijních výdajů počítá z 15 % všech projektových mzdových nákladů, a to jak v kapitole Management, tak v kapitole Služby. Ze všech mzdových nákladů na zaměstnance (pracovní smlouva, dodatek k pracovní smlouvě, DPP, DPČ) v kapitole Management vypočtete až 15 % a tuto částku vložíte do položky ,,režijní výdaje managementu‘‘, která nebude vyšší než zmíněných 15 % (zaokrouhleně na celá čísla dolu). Následně (pokud je to relevantní) v kapitole Služby vytvoříte obdobně položku ,,režijní výdaje Služeb‘‘.

Pokud využijete metodu paušální sazby ve výši až 25 % celkových (čistých) přímých způsobilých výdajů, pak se počítá z max. 25 % všech přímých nákladů projektu bez subdodávek. Přičemž přímé náklady jsou veškeré výdaje spojené s implementací projektu a mohou být zaúčtovány a přiřazeny přímo k projektu (např. osobní výdaje na zaměstnance, cestovní výdaje, účastnické poplatky, výdaje na hmotný i nehmotný nový či použitý majetek, spotřební materiál a zboží přímo zařaditelné k projektu).

Subdodávky jsou takové služby, které nemohou být, vzhledem k svému charakteru, zajišťovány přímo příjemcem či partnerem, a jsou tedy dodávány jiným subjektem. Výslednou částku, která nebude vyšší než 25 % všech přímých nákladů projektu bez subdodávek, je pak nezbytné zadat do položky „režijní výdaje“ v kapitole Služby.

4. Jak nahrát přílohy do IS CEDR?

V tomto video návodu shrnujeme postup jak vyplnit žádost v IS CEDR (na příkladu kulturního projektu) a jakým způsobem přistoupit k jednotlivým přílohám. V popisu videa (klikněte na „zobrazit více“) jsou uvedeny časové stopy videa pro zhlédnutí vyplnění konkrétní záložky v IS CEDR, příloh a podání žádosti.

Postup s přílohami závisí na jejich charakteru.

• dokumenty, které máte připraveny k nahrání (např. doklad o právní subjektivitě / plná moc / stanovisko EIA), nahrajte v části „Přílohy“ v IS CEDR přes tlačítko „Nový“, kde zvolíte odpovídající typ dokumentu a soubor vyberete z PC a nahrajete.
• dokumenty, které jsou založeny na šabloně (např. Resumé žádosti o grant v anglickém jazyce) nejprve vygenerujte v IS CEDR a dále s nimi pracujte dle potřeby. Jakmile budou připraveny, nahrajte je do IS CEDR a pokud je vyžadováno, podepište kvalifikovaným elektronickým podpisem v IS CEDR.

5. Existuje nějaké omezení pro partnerské organizace z hlediska jejich právní subjektivity? (mohou jimi být např. i přímo řízené organizace?)

Standardně nejsou stanovena nějaká výrazná omezení pro partnerské organizace, partnerem tedy zpravidla může být i přímo řízená organizace. Vždy je ale nutno důkladně prostudovat znění konkrétní výzvy, kde je uvedena definice oprávněného partnera.

6. Jaké budou podmínky pro předfinancování?

Žadatel může požádat o zálohu na financování projektu do výše max. 60 % uděleného grantu. Žadatel zdůvodní požadavek na zálohové financování v žádosti o grant.

Zálohová platba se však neposkytuje soukromým subjektům a v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech se zálohová platba neposkytuje také organizačním složkám státu a státním příspěvkovým organizacím (více viz kapitola 4.13.2. Pokynu pro žadatele o grant).

Za soukromé subjekty jsou v rámci Výzvy ZDOVA1 považovány subjekty s právní formou v.o.s., s.r.o. a a.s., není-li jejich většinovým podílníkem příp. akcionářem územní samosprávný celek, a/nebo Česká republika (více viz. Tabulka „Max. míra podpory“ v kapitole IX. Výzvy ZDOVA1).

Podrobné informace o povinnostech a podmínkách PO a OSS MZ ČR při realizaci projektů z programu Zdraví Fondů EHP budou zveřejněny na webu MZ ČR po ukončení hodnocení žádostí o grant a před začátkem realizace schválených projektů.

7. Jak dlouho trvá hodnotící proces projektových žádostí? Jak máme v této souvislosti nastavit datum zahájení realizace projektu?

Hodnotící proces se skládá z následujících fází: 1) posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti, 2) hodnocení žádostí expertními hodnotiteli, 3) schválení žádostí Hodnotící komisí, 4) verifikace celého procesu ze strany Ministerstva financí. Tento proces řádově trvá 5-6 měsíců. Datum pro zahájení realizace projektu proto doporučujeme stanovit na dobu za 6 měsíců od ukončení termínu pro předkládání žádostí do konkrétní výzvy.

8. Je nutné mít v projektu zahraničního partnera (partnera z donorského státu)?

V projektu neexistuje povinnost mít zahraničního partnera, nicméně projekty v partnerství s organizací z donorského státu budou bodově zvýhodněny při hodnotícím procesu.

9. Jak často budu muset reportovat o projektu?

Od schválení žádosti o grant a zahájení projektu je příjemce povinen předložit:

• Průběžné zprávy o projektu každé 4 měsíce (shrnující aktivity, výstupy a náklady realizované v daném období);
• Závěrečnou zprávu o projektu předkládanou do jednoho měsíce od schválení poslední průběžné zprávy (shrnující celý průběh projektu a jeho konečné výsledky a výstupy).

Přesný harmonogram zpracování a předkládání zpráv bude uveden v IS CEDR. Podrobné informace o průběžných zprávách a závěrečné zprávě jsou uvedeny v Příručce pro příjemce.

10. Lze v průběhu projektu uskutečňovat změny rozpočtu projektu? Jsou tyto změny nějak omezené?

Změny ve schváleném rozpočtu projektu je možné za určitých podmínek a pravidel uskutečnit. Obecně existují 2 typy změn rozpočtu, nepodstatná a podstatná. Nepodstatné změny uvádí konečný příjemce v příslušné průběžné monitorovací zprávě, podstatnou změnu je třeba řešit v rámci změnového řízení v IS CEDR. Podrobné informace o typech změn a způsobu jejich administrace jsou uvedeny v Příručce pro příjemce.

11. Lze do kapitoly Služby zahrnout i osobní výdaje, které budou realizovány formou DPP, DPČ nebo pracovní smlouvy?

Ano. Osobní výdaje na pracovníky (ať už v pracovním poměru, nebo na DPP/DPČ), kteří budou přímo realizovat aktivity projektu (např. odborní pracovníci), je nezbytné uvést do kapitoly Služby.

Osobní výdaje na pracovníky (ať už v pracovním poměru, nebo na DPP/DPČ), kteří se zabývají řízením projektu po projektové a finanční stránce (např. projektový manažer, finanční manažer), je nutno uvést do kapitoly Management.

12. V textu otevřené výzvy v oblasti podpory duševního zdraví u dětí a dospívajících je uvedeno, že každý žadatel může podat maximálně 2 žádosti o grant, přičemž zaměření klíčových (odborných) aktivit každé z těchto žádostí o grant musí být zacíleno na implementaci odlišných oblastí uvedených v bodě VI výzvy. Představme si tedy případ, kdy organizace podává 2 žádosti o grant. Je možné, aby se v obou žádostech objevila např. oblast č. 1 (Aktivity zaměřené na zlepšení dovedností rodičů a pečovatelů)? Nebo mohou být v každé ze dvou podaných žádostí řešeny pouze oblasti s odlišnými čísly, např. v jednom projektu oblasti 1+2 a ve druhém projektu 3+4?

Správná je pouze druhá možnost. Každá ze dvou podávaných žádostí se musí zaměřit na jiné z pěti definovaných oblastí - např. jedna žádost na oblasti 1-2 a druhá na 3-4. Výjimkou je pouze oblast č. 5, která podporuje šíření povědomí a obecně publicitu jak projektu, tak oblasti duševního zdraví dětí. V této oblasti jsou možné jisté překryvy. Pokud budete organizovat konferenci s cílem šíření povědomí o duševním zdraví dětí v rámci projektu zaměřeného na oblasti 1-2, můžete zorganizovat i konferenci u druhého projektu zaměřeného na oblasti 3-4. Témata konferencí by se ale měly odlišovat (podle konkrétního zaměření projektu).

13. Je v rámci projektu nějak omezen počet partner?

Žádný limit pro počet partnerských organizací není stanoven. V rámci jedné projektové žádosti může být zahrnuto více partnerských organizací, a to jak z ČR, tak ze zahraničí. Důležité je, aby partnerství mělo smysl a přidanou hodnotu pro projekt, a zároveň aby hlavním řešitelem projektových aktivit byl vždy hlavní žadatel. Partneři mohou mít samozřejmě na starost dílčí aktivity, ale většinu „odvedené práce“ na projektu by měl zajišťovat hlavní žadatel.

14. Jsou k dispozici nějaké doporučené sazby mezd a platů? U některých členů odborného týmu nebo u norských partnerů se pohybují hodinové sazby poměrně vysoko.

Pro Fondy EHP 2014-2021 neexistují doporučené sazby mezd a platů. Stanovení výše mezd a platů by se mělo řídit podle odměn v místě a čase pro danou pozici obvyklých. Pokud se u některých pozic jedná o vyšší hodinové sazby, je to v žádosti potřeba řádně zdůvodnit.

Máte další dotazy k realizaci a nastavení projektu?

Podívejte se do Příručky pro příjemce, ve které najdete detailní informace k monitoringu, změnám a realizaci projektu, případně nám pošlete dotaz na některý z následujících kontaktů:

• Petr Čermák, vedoucí oddělení finančních mechanismů (tel.: 224 972 860, email: Petr.Cermak@mzcr.cz)

• Tomáš Hrůza, oddělení finančních mechanismů (tel.: 224 972 135, email: Tomas.Hruza@mzcr.cz)